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第十一章 电话沟通 塑造良好的个人形象（第1页）

第十一章电话沟通：塑造良好的个人形象

一条电话线，一头是你，另一头是我，两个人的沟通靠声波来完成。电话沟通是看不见对方的，但并不代表就可以不讲究礼仪。电话沟通也需要礼仪，好的礼仪表现，会在对方心目中树立好的形象，从而让你的电话沟通更富有成效。

1．适中的语调能给人好印象

当使用电话沟通时，一定要注意声音的适度，即音量要适中，音调要恰到好处。

在电话里沟通与面对面沟通的唯一的区别是你只能依靠声音来传达思想。而不能用其他方式来弥补表达缺陷。因此，如果用电话进行沟通，声音就成了你传情达意的唯一信使，而你的声音会决定你的个人形象。既然在电话中的声音如此重要，那就应该让它达到最佳状态。

电话沟通的时候，必须弄清楚对方是否真正明白你的意思。尽管电话线另一端的人实际上看不见你，但声音却能为他描绘出你的态度和心情。如果你愁眉苦脸，电话中的声音也不可能是快乐的；如果你说话时面带微笑，电波就会把你的快乐传递过去。电话这种传达身体表情的能力是相当惊人的，你在电话中的声音能够很清楚地告诉对方，你的嘴角是在向上翘，或是向下撇。如果你的声音听起来很动听，对方久能感知得到你的态度很友好，要知道，友好的态度，无论在社交活动还是在商业场合中，都是有效的沟通工具。因此，你应随时保持声音的活力、热情和真挚。如果你发现自己在电话中有某种不良的习惯，如时常清嗓子、说口头禅，或者喜欢东拉西扯等，就把这些写在纸条上，并贴在电话机旁来矫正自己。

当用电话与人沟通时，如果你的声音表现出赞扬的口气，那么对方会很快在心里确认你是一位非常有教养、文雅的人；如果这声音听起来沉着、稳重，对方就会肯定你是一位成熟的人。

由于电话交谈容易让对方产生“视觉联想”，因此美妙适中的声音和语调会给人很好的听觉感受，它可以透视出一个人的品格乃至于具体的形象。

有的人一拿起电话，就像好像怕对方听不见似的，嗓音很大，而且也不注意音调，使对方觉得好似一只鸭子在叫，其实他不知道对方早已将听筒离开耳朵好几十公分；而有的人一拿起电话又好像在说联络暗号，生怕被人听见了一样，将声音压得又小又低，让对方感觉他口里像含了块糖似的含混不清，谁遇到这种情况都会郁闷的。所以，使用电话沟通，一定要注意声音的适度，声音太大或是太小都是不好的，适当的声音才能让人感到容易接受。

另外，许多人忽略了声音透过电话机后音调会稍微有所改变，即使最好的电话也很难把你真实的声音传递给对方。因此，当用电话与人交谈时，不能完全根据自己平时说话的习惯，要有一种特殊的适合打电话的节奏与速度，并且音量也要加以调整，太轻太重都会使对方听起来不清晰。一般地说，你应正对着话筒，咬字要清楚，语句的断开要明确适当。数目、时间、日期、号码和地点等，要特别注意，最好能让对方重复一遍，以确认对方是否听清楚了。

总之，在进行电话沟通的时候，千万要把握好自己的声音，要使音量适中，音调恰到好处。要知道，只有适中的语调，才能在短短的几分钟内，引起对方的注意，并使其对你留下好印象，以便进行下面的沟通。

2．电话沟通的注意事项

在用电话进行沟通的时候，很多细节如果你不注意就会影响沟通的效果。

电话沟通也是口头沟通的一种，我们都知道说话的时候要有所注意，其实打电话的时候也一样。

1．打电话时最好做到言简意赅，而且声音要柔和

若你不知道别人到底忙不忙，开始就把很简单的事情说得很复杂，这样会很容易引起对方的反感。要知道，你很可能在浪费别人的时间。接通电话以后一定要使用柔和的声音，这样的话，即使对方心情很不好也会很开心的接到你的电话。

2．找个安静的环境，要专注

打电话的时候，要注意周围的嘈杂声，比如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃东西所发出的声音、喝水的杂声等，进入话筒后会扩大，这会令电话线另一端的人感到烦躁。

3．想跟别人进行电话沟通就要有耐心，不通再拨一次

如果你已经拨了一通电话，但是没联络上，就应该试着重新再拨一次，不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦的声音，“啪”地挂掉电话，你应该友善地表示歉意后，再挂掉电话。

4．适时跟“忙人”联系

如果你给一个平时很忙的人打电话，而且是打进了他的办公室，那么你一定要问：“这时候打电话给你方便吗？”如果时间不恰当，你可以重新约个时间再联络。他可能赶时间，或是办公室里有客人，或是正在参与某项活动，所以没办法接听你的电话。也可能你打电话给他时，因为没有秘书，或者他有其他约会，因而不方便接电话。所以你一定要询问对方此时接电话是否合适。在日常工作生活中，这点非常重要。

5．电话沟通也要学会倾听

当你接听电话时，最好做到专注，不要一边看报纸，或是其他读物，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办，这样一来，谈话时间就会拉长。因此，在打电话时，你要注意倾听，因为只有这样效率才会高，当然也就越能称心如意。

6．不要在电话沟通中途的时候，转身与他人说话

当你约了别人来办公室商谈某事，并因此打断正在与别人的通话，这种举动实在很无礼且没有效率，你可以让秘书或同事先代为接待，把原因给电话另一方说明后再挂断电话。

7．对于那些对你来说没意义的电话也要有礼貌

生活中不可避免会接到一些毫无意义的电话，如推销、广告之类。来电者也许令你不舒服，因而遭到你的斥责。他们很可能是一些刚创业的人，你要想到他们也是很不容易的，斥责难免会伤害到他们，因此当有人来电推销东西时，应该客气地说明自己此时不方便接听电话，然后再挂掉电话。

3．接听电话的技巧

接听电话的时候，如果你没掌握技巧，就很可能会丢失一些重要的信息。