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第二节 教育信息管理职能（第1页）

第二节教育信息管理职能

教育信息管理是一个系统工程，从教育信息管理的主体来看，需要履行以下主要职能：收集与沟通、分析与解释、预测与引导、研究与开发、公开与保密。

一、收集与沟通

（一）信息收集

收集信息是教育行政部门最基本的信息管理工作。我国的教育行政部门，从教育部到省（自治区、直辖市）教育厅，再到地（市）教育局，再到县（区）教育局，每年都要对自己所管辖范围内的基本教育信息进行收集与统计。收集信息的目的主要是为了了解教育发展的基本情况，对教育系统的运行进行监控，并为教育行政部门领导进行决策与规划提供信息基础。从我国目前的情况来看，教育行政部门在收集信息时，需要关注以下几个问题：

1。信息服务的对象需要进一步拓宽

目前，教育行政部门收集信息，主要是为教育行政部门的领导服务的。上级需要什么信息，就收集什么信息，很少考虑其他用户的信息需求。收集信息的主要目的也是为了教育决策、规划、管理与监控。但实际上，不同用户有不同的信息需求。例如，家长想了解所在区县各校的办学情况，包括师资力量、办学条件、教育质量、招生计划、升学率、收费情况等，从而为孩子选择一所合适的学校。而教师可能对职位空缺、职称评定、工资待遇、教师培训等信息感兴趣，从而更好地规划自己的职业生涯和更好地完成教学任务。校长则需要了解教育改革的动向，以便更好地执行教育政策。教育研究人员由于各自的研究重点与兴趣不同，他们所需要的教育信息涉及方方面面，比如流动人口子女问题、贫困地区的子女教育问题等。还有社会用人单位，他们也需要了解当前的毕业生情况，以便更好地制订自己的用人计划。这些信息很大部分都需要由教育行政部门和学校来提供。因此，教育行政部门在收集信息时，应该考虑公众的教育信息需求，而不是把上级作为唯一的信息服务对象。

在美国，教育信息服务的对象是很广的。美国的《不让一个孩子掉队法案》要求通过常规评估来确定学生在主要学科（英语和数学）方面所取得的进步和存在的问题。评估结果必须以学生整体和分类群体（如低收入家庭孩子、少数民族孩子、残疾孩子等）的形式予以公开。学区可以通过这些数据来判断学校需要哪些特殊的帮助，并进行战略规划；学校用这些信息来确定教师在哪些方面需要帮助和额外的培训，并帮助一些学生群体来达到目标；教师能用这些信息来做出明智的决策，为学生学习提供最佳策略；家长通过获得州、学区和学校的大量信息，就能够更好地监督学生和学校的进步并做出明智的决定。[4]

2。教育信息指标体系需要进一步完善

教育行政部门在收集信息时，是根据一定的指标体系来实施的。我国的教育指标体系分为国家级教育指标体系和地方教育指标体系，二者的统计项目基本上是一致的。国家级教育指标体系包括教育统计指标体系（ESI）和教育评价与监测指标体系（EEMI）。教育统计指标共7类90项，侧重于对教育现状的数量性描述，多为原生性和基础性的指标。教育评价与监测指标共有4类77项，侧重于对国民教育水平、结构及学校设施的评价和监控，多为再生性或结构比例性的指标。[5]

我国的教育指标体系主要涉及教育投入和教育结果两部分，很少涉及教育背景与教育过程，这与其他国家或国际组织的教育指标体系有很大的差异。比如：新加坡的国家教育指标体系包括入学情况、资源、教育成果和教育相关因素四大类。经济合作与发展组织（OECD）的教育指标体系（简称CIPP模式）包括教育背景、教育投入、教育过程和教育结果四部分。其中教育背景指标包括家长的受教育水平、贫困学龄儿童所占比例、贫困少数民族学生所占比例、单亲家庭学龄儿童所占比例、处境危险的学生所占比例等，教育过程指标包括学校系统的组织结构、决策权的分配、学校风气、学校课程设置、教育领导的素质等。通过比较，我们不难发现，我国的教育指标体系涉及的范围明显偏窄，需要进一步完善。

3。确保教育信息的真实性

我国的教育信息管理系统分为中央、省、市、县四个级别，教育信息的收集也主要通过这四级系统，由下而上进行汇总。真实性是对信息最本质的要求，但信息传递的链条越长、环节越多，信息失真的可能性就越大，每经过一个层级，就要被过滤一次。信息失真的原因有两方面：一是信息收集过程中由于技术和设备的缺陷，人员的经验与判断能力不足，以及环境的不确定性造成信息的失真；二是人为的虚报、瞒报导致信息的失真。信息不真实，不仅不能让公众正确地了解教育，反而会误导公众。教育行政部门在收集信息时要对信息进行筛选、鉴别，去伪存真，去粗取精，保证信息的真实性。

国家教育信息管理系统示意图[6]

（二）信息沟通

教育行政部门不仅要向公众提供真实的信息，还应该保证信息的完整性和相关性。片面的信息会导致片面的理解，并最终误导人们的行为。而要保证信息的完整性，就必须加强教育行政部门之间以及教育行政部门与其他部门之间的信息沟通。

1。教育行政部门之间的信息沟通

我国教育行政部门之间的信息以纵向传播为主，包括自下而上的信息传播和自上而下的信息传播。（1）自下而上的信息传播，是指信息在教育行政组织中由低级向高级的流动。它是上级领导和部门获得反馈信息、了解和掌握组织全面情况的重要途径；是组织成员向领导、下级向上级反映自己的要求、愿望、意见，提出批评、建议、问题的正常渠道。向上传播有助于提高组织的工作效率，组织的决策实际上要以向上传播的信息为依据。（2）自上而下的信息传播，是指信息在组织中由高层向低层级的流动。它是教育行政组织中占主导地位的信息传播方式，是上级领导贯彻政策、发布指示的正常渠道。向下传播对于保持政府组织的整体性、实现政府组织的功能具有决定性作用，通常以文件、指令、会议等形式传递。

目前，教育行政部门之间的横向沟通比较缺乏。不同的信息由各个部门自行保存，没有专门的机构或人员对这些信息进行整合，信息处于零散状态。

2。教育行政部门与其他部门之间的信息沟通

一方面，教育行政部门要通过其他政府部门及时了解与教育相关的信息，如人口统计信息、经济发展状况、劳动力需要状况等，为教育决策和规划提供信息；另一方面，教育行政部门也要把教育领域的信息传达给其他政府部门，以获取支持与帮助。例如：学校出现传染病时应及时与卫生部门沟通，学校发生伤害事故时应及时与公安部门取得联系。

当前，不管是教育行政部门之间的信息沟通，还是教育行政部门与其他部门的信息沟通，均存在较为严重的信息沟通障碍。在信息时代，信息是一种重要的权力资源，信息的拥有者可以利用手中的信息谋取私利。在这种利益的驱动下，各部门自然都不愿意将自己掌握的信息与他人共享。从制度层面看，解决沟通障碍的途径有二：一是建立激励机构，将信息沟通纳入各部门的工作评价指标体系中；二是建立问责制，让当事人为其隐匿信息所造成的后果担责。

二、分析与解释

收集信息的目的是为了利用信息，而有效利用信息，就需对获得的信息进行分析与综合，进行由此及彼、由表及里的过滤提炼，揭示信息的真实含义，把握信息的真正价值。对同一信息，不同的人会因其所站立场和角度不同，而得出不同甚至截然相反的分析结果，根据这些分析作出的决策自然会大相径庭。教育行政部门作为权威机构，有义务为公众提供科学的、客观的和理性的分析，以引导人们作出正确选择。信息分析得越准确，其实用性与可靠性就越强。

教育行政部门具有分析与解释信息的义务与优势。一方面，按照韦伯的组织设计，行政组织中的工作人员都应该是专业的技术人员，精通该岗位的各项事务。而且由于公职人员的非人格化因素，能够做到理性而客观地分析问题。另一方面，由于教育行政部门拥有一定的权力，掌握一定的资源，包括人力、物力、财力，还有“智囊团”。教育行政部门往往会和比较权威的研究机构或研究人员进行合作，委托他们对各种事情进行调查研究，然后在此基础上，给公众一个科学的、理性的和客观的解释。

信息分析与解释是教育行政部门的一项常规工作，特别是在发生突发事件时，教育行政部门的信息解释至关重要。在各种观点争锋相对、事情真相还不明朗的情况下，公众更希望听到权威部门的声音。例如，2003年3月，辽宁海城8所学校几千名学生发生集体中毒事件。事件发生后，当地群众一片恐慌。他们希望了解学生中毒的原因是什么，目前的中毒情况如何，如何治疗，是否会留下后遗症。但当地教育行政部门却采取了沉默的态度，从而导致各地媒体的报道五花八门，进一步助长了家长的恐慌心理。