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二英文书信（第2页）

（4）婚姻状况不明的女子用MS。；

（5）博士或医生用Dr。（Doctor）；

（6）有教授职称的用Prof。（Professor）；

（7）总经理、校长、会长、总统用Pres。（President）。

3。称呼

称呼是对收信人的尊称语，自成一行，与信内地址上下排齐。在美国用“MyDear”比用“Dear”还要客气，而英国的用法恰巧相反。与一个陌生人通信一般用“DearSir”或“DearMadam”。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。

4。正文

正文是书信的核心部分。正文的写作必须注意以下几点。

（1）正文从低于称呼一至二行处写起，每段第一行向内缩进约五个字母，转行顶格。如果正文采用并列式的写法，即每行都顶格，段与段之间就需空出两三行表示分段。

（2）对于非正式的书信，除客气外，没有什么一定的规则，但究竟用怎样的措辞，也应事先想好。

（3）对于非常正式的书信，要知道开头句是很重要的。另外，信的每个段落，只能有一个中心思想，这样方便看信的人可以清楚、明白你所要表达的内容。为了表达清楚，还要尽可能地用短句，少用长句、难句。段落也宜短不宜长，尤其开头和结尾两段更应简短。

（4）潦草的字同不整洁的衣服一样不雅观，书写一定要整齐规范。拼写也不能出现错误。对拿不准的词一定要求助于字典。

（5）凡正式的书信，应将该信的全部内容写在一张信纸上。若一张不够，可用同样质地、大小的信纸继续书写，但若仅多出一两行则设法排得紧些放在一张上，或平均分为两页也好。信要写得美观大方。

（6）正式书信，措辞要庄重，绝不可用俗语和省略语。

5。结束语

结束语就是结尾的客套语。一般写于正文下空一两行后，从信纸中央处起笔写，第一个字母大写，末尾用逗号。结束语措辞的变化依据情况而定，通常有以下几种。

（1）写给单位、团体或不相识的人的信可用：Yours（very）truly，（Very）Trulyyours，Yours（very）faithfully，（Very）Faithfullyyours等。

（2）写给尊长上级的信可用：Yours（very）respectfully，Yours（very）obediently，Yratefully，Yoursappreciatively，也可以将Yours放在后面。

（3）写给熟人或朋友的信可用：Yours，Yoursever，Yoursfraternally，Yourscordially，Yoursdevotedly，也可以将Yours放在后面。

（4）给亲戚或密友的信可用：Yours，Yoursever，Yoursaffeately，Yoursdevotedfriend，Lovinglyysoher，nephew。。。）等。

以上各种情况，yours无论放在前面或是放在后面都行，但不可缩写或省去。

6。签名

签名是在结尾客套语的下面，稍偏右，这样末一个字可以和上面的正文一样齐。签名当用蓝钢笔或圆珠笔书写，不能用打字机打。签名上面可以用打字机打出所在公司单位名称，下面也可打出职位。若写信人为女性，则可在署名前用括号注明Mrs。或Miss。

签名的格式不能常变换。如果第一封签G。Smith，第二封签GeeSmith，第三封用G。B。Smith，就容易引起混乱。男子签字前不可用Mr。或Prof。或Dr。等字样。

7。附言

一封信写完了，若突然又想起遗漏的事情，这时用P。S。表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。附言通常加在信末签名下面几行的左方，应与正文齐头。

但一定要注意，在正式的信函中应避免使用附言。

8。附件

信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上“Encl：2photos（内附两张照片）。如果附件不止一项，应写成“Encs：”。

我们有时可看到在称呼与正文之间有“Re：”（答复）或“Subject：”（事由）字样。“答复”和“事由”一般在公务信函中使用，通常在信纸的中间，也可与“称呼”对齐，还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。

以上英文书信信文结构的八个部分在信内的位置如下（图6。2）：

图6。2信文格式

（三）信纸的折叠方法

当前，大多数国家都普遍采用十六开信纸，它的折叠方法须视信封大小而定。凡是用大信封的，一般将信纸折成三折，信文折在里面，先从下面叠起三分之一，再从上面向下叠三分之一，然后装入本信封内。另外还有其他一些叠法。（图6。3）

图6。3信纸折叠方法