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第二节 通知的写作（第1页）

第二节通知的写作

一、通知的性质及分类

通知是应用范围最广，使用频率最高的一种公文文种。它是上级机关对下级机关传达指示、部署工作、批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关公文、任免干部、周知事项时使用的一种下行文。

通知按其内容和作用，可分为以下几类：

1。命令、指示性通知

又可称为工作通知。凡上级机关对下级机关有所指示或部署工作，但限于发文机关权限或公文的内容，不宜用“命令（令）”或“指示”行文，便可采用“通知”的形式行文。

命令、指示性通知一般用于就较重要的工作或解决重大问题阐明指导原则，并进行工作部署。因此，此类通知对受文对象有一定的指挥、指导和约束的作用。

2。批转、转发性通知

又称“颁转性”通知。此类通知又可分为“发布”、“批转”、“转发”三个类型：

发布性通知：指发布行政规章或印发有关文件、资料的通知。一般此类通知“发布”的对象是比较重要的规章，“印发”的对象是一般性的、暂时或试行的规章。

批转性通知：指上级机关批转下级机关的文件的通知。

转发性通知：指既可以是下级机关转发上级文件，也可以是平级或不相隶属的机关之间转发文件的通知。

3。任免聘用干部的通知

任免、聘用和解聘干部，而又不宜用“命令”、“决定”文种行文时，可采用“通知”。

4。会议通知

这是通知中应用广泛，格式单纯的一类通知。它要求将会议的名称、议题、主持单位、起止时间、参加人员、具体地址、携带材料以及其他有关事项和要求一一交代清楚。

5。事务性通知

这类通知起知照性作用，它用于上级机关向下级机关告知事项，或机关设置机构、启用印章、更正文件等使用的通知。

二、通知的结构及写作方法（会议通知除外）

1。标题

一般要求用完整式标题，即发文机关+事由+文种，三要素齐全。根据内容的需要，有的标题还要写明是“紧急通知”、“重要通知”或“补充通知”。

例：四川省人民政府办公厅关于编制“5·12”特大地震灾后恢复重建规划的紧急通知

批转、转发性通知为了避免出现“通知的通知”之类赘语，必须将该标题的文种（“的通知”）省略，前介词“关于”也随之省略，在“批转（转发）”后直接写上被批转（转发）文件的标题。

例：××省人民政府办公厅转发××市发改委关于地震灾后恢复重建工作的通知

2。主送机关

通知的受文单位应全部列出，不得遗漏。可用规范简称，如“各市（州）人民政府，省级各部门：”、“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”等。

3。正文

（1）开头：发文缘由。即发文的原因、目的。二者常紧密连接在一起。

a。命令、指示性通知（工作通知），或是说明依据，阐明制发该通知的目的、意义；或是遵照上级领导的指示、决定，如“根据××文件精神”，“经国务院批准，决定……”；或是工作中出现的新情况，重要情况或值得注意的情况，如“为了迎接××××……”，“目前，许多地方普遍出现了……”等。

b。批转、转发性通知的开头，开门见山写明批转、转发对象，如“现将××省财政厅财字〔2009〕29号文件转发给你们……”，然后用一句过渡语，“现通知如下”或“特作以下通知”等，转入下面“事项”部分。

总之，正文部分要求简洁、鲜明。

（2）主体：通知事项。这是通知的重点部分。不管采用哪种结构，均要求事项必须紧扣缘由，针对性强；态度鲜明、切实具体。命令、指示性通知：要求写清楚工作任务、执行要求、具体措施、注意事项等内容。其结构有以下几种：

第一种，总分条文式。即将通知事项按内容分类列为几项，先总述缘由，再分述事项，每项事项前加序码号，分条款写作。其优点是条理清楚、一目了然，适合于内容较复杂的通知。需要注意的是，分条列项时，必须按事项的性质、特点划分，避免因分类不清而相互交叉，造成条理不清楚。第二种，归纳式。即按内容性质将通知事项分为几大部分，每一部分集中说明一个问题。

事务性通知因事项简单常采用篇段合一式，即通篇只分一个自然段；任免聘用通知一般需写清楚任命或免职的根据和内容，有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。

4。执行要求

这是通知的结尾部分，一般均须另起一行写执行要求。

批转、转发、公布性通知的结构只有两个部分：第一，发布、批转、转发的对象，开门见山地指明发布、批转、转发文件名称及原发单位。第二，执行要求，即上级机关对此转发、批转对象的批注意见，包括对所批转、转发文件的态度、意见和执行要求。要求严肃、庄重、明确，恰如其分。

事务性通知可用规范性结语“特此通知”结尾，但须另起一行空两格写；命令、指示性通知：其执行要求可单独一段写，也可将其分别写进通知的每条事项之后，不再在结尾另写。