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第二节 提升时间管理能力（第2页）

收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入收件箱（inbox）中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的文件夹，或是记录各种事项的纸张的文件保管箱，也可以是记录电子文本的电子设备，如智能手机、微型计算机。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

2。整理

将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾等几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行就需要对下一步行动进行组织。

3。组织

组织是GTD中的最核心步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为下一步行动清单，等待清单和未来某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而下一步行动清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步行动清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于，它作了进一步的细化，如按照地点（计算机旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当到达这些地点后也就能够一目了然地知道应该做哪些工作。

4。回顾

回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾与检查所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

5。执行

在完成以上步骤后，就可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

四、时间管理能力的培养与提升

时间管理既是一种能力，也是一种习惯，对于大学生现在的学习和未来的职业发展都会有很大的帮助。时间管理能力的培养与提升，通常可以从以下几个方面入手。

1。设定目标

爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”就是说要有人生目标和目标体系，目标能最大限度地聚集一个人的资源和时间。因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。没有目标，即使时间计划和工作方法再完美无缺也无济于事。只有给自己设定好了目标，才会在繁杂的日常生活中保持清醒的头脑；有了目标，即使工作压力再大，也会遵照正确的优先原则，充分发挥自己的能力。

2。制订计划，写出清单

俗话说，好记性不如烂笔头，要养成“凡事预则立”的习惯。按照艾维·李的方法，每天晚上写出第二天要做的6件最重要的事，然后按照轻重缓急排序，按照顺序做事，时间便不会浪费。

3。分清轻重缓急

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准。

（1）我必须做什么。这里有两层意思：是否必须做；是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

（2）什么人能给我最高的回报。根据帕累托原则，应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。而最高回报的地方，其实就是最有生产力的地方。

（3）什么能给我最大的满足。最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，且更容易保持工作的热情。

经过以上三个标准的筛选，事情的轻重缓急就很明了了。这时候，再以重要性优先顺序进行安排并严格执行，你会发现自己的时间利用更加高效了。

4。第一次做好，次次做好

要100%认真地工作，要全心全意地工作。第一次没做好，就会不得不占用做其他事情的时间来返工。而返工是最浪费时间和精力的，同时也容易造成执行走样，和原计划相去甚远。

5。今日事今日毕

制定每天的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，做到日清日新。今日不清，必然累积，累积就会拖延，拖延就会心情烦躁，影响工作效率，进一步浪费了时间。

6。做好时间日志

到底花了多少时间在做哪些事情，要养成习惯把它详细地记录下来，如早上出门花了多长时间，吃早餐花了多长时间……将每天花的时间一一记录下来，就会清楚地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理，只有找到浪费时间的根源，才有办法加以改善。

7。专心致志，有头有尾

上班时浪费时间最多的干活方式就是时断时续。时断时续不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是造成时间的更大浪费，不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后的努力而获得成功的喜悦。

8。学会拒绝

学习、工作和生活中，常常会有各式各样的人和事出乎意料地出现，以致干扰自己的计划。因此，珍爱时间者应该学会适时说“不”，懂得拒绝的艺术，以保证自己任务的及时完成。

9。善用零碎时间

善于利用零碎时间是争取更多时间的唯一方法。把零碎的时间用来做零碎的事情，可以最大限度地提高工作效率。譬如：利用等待的时间，记几个英文单词，和同事朋友联络一下，制订一个小的计划等。水滴石穿，用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多59倍。善于利用零碎的时间，短期内未必看得见成效，但久而久之必定会有惊人的成就。

10。安排“不被干扰的时间”

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”的时间。假如能有1小时完全不受任何人干扰，关在自己的空间里思考和工作，这1小时可能抵过一天的工作效率。

此外，在把握时间管理方面，还有一些方法也非常重要，比如：掌握持续激励的艺术，将事情从“要我做”变成“我要做”，减少时间管理带来的压力和痛苦；保持注意力，全神贯注的意思并不是让自己牢记什么，而是要忘却其他的一切——除了正在从事的事情；消除自身弱点，针对时间日志等方法检验出的个人时间管理缺陷，进行有效改善，等等。只要一点一点地前进，就一定能掌控好时间，管理好自己的生活和工作。