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第二节 提升时间管理能力（第1页）

第二节提升时间管理能力

典型案例：早上7点20分，王强走进办公室。他之所以提早上班是为了把办公桌上的一大堆文件处理掉。王强打开台灯，开始处理信件。当他看到第一封信的时候才发现，他必须等一位同事到了之后，才能处理这件事，于是他把这封信放在了一边，继续看第二封信。第二封信里夹了一份统计表，王强觉得可能以后会用得上，于是就去大厅复印了一份备用。

当他重新坐下来看信时顺便扫了一眼今天的报纸，发现了一篇很感兴趣的文章，于是他开始埋头阅读。等他看完这篇文章，发现同事们开始纷纷走进办公室，原来已经快9点了。王强赶快把信件堆往角落，以便空出一块儿地方写一份关于客户管理的计划书，这个任务是领导交代的，明天前必须完成。正当他打开档案，准备开工时，同事小胡和小王走了过来，邀他一起喝杯咖啡。王强看看表，心想聊个10分钟应该不成问题吧，于是开始听小胡和小王聊昨天看过的那场电影。电影很精彩，等王强弄懂了剧情，30分钟已经过去，他匆匆跑回办公室。

一进办公室，电话响起，是王强的领导郑先生。郑先生告诉他，10点有个会要开，是讨论今明两年发展计划的。王强想，这个会很重要，不参加不行，怎么办，吃完午饭再抓紧赶计划吧。但是午饭后，情况并没有改善。王强接见了几名客户，接听了几通电话，又看了两封信，已经到下班时间了。明天要交的计划书，至今一字未动，他百般无奈地把资料塞进公文包，心里直纳闷，为什么小胡和小王下班后还有时间去看电影呢？

一、时间的内涵

如何根据自己的价值观和目标来管理时间，是一项重要的职业生涯管理能力，它能帮助你控制生活，善用时间，朝自己设定的方向有效率地前进。

（一）时间的含义

韦氏大辞典中对于时间的定义是这样的：时间是由过去、现在及未来构成的；时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”要想能够真正地了解时间并且管理时间，就有必要对时间的本质有深刻的认识。

（二）时间的特性

（1）供给毫无弹性。时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加，也不会减少，每天都是24小时，因此时间无法开源。

（2）无法蓄积。时间不像人力、财力、物力和技术那样可以被积蓄储藏。不论愿不愿意，人们都必须消费时间，因此时间无法节流。

（3）无法取代。任何一项活动都有赖于时间的堆砌，也就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此时间是无法取代的。

（4）无法失而复得。时间无法像失物一样失而复得。一旦丧失，则会永久丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

二、时间管理的含义

时间管理就是有意识地运用预期、评估、计划等手段，安排自己生活中各项事务，合理高效地支配、利用时间。时间管理的原则是“预先计划，追求效率”。预先计划能使我们对自己的时间安排有个整体把握，不至于总被事情追着跑而失落了原本希望实现的目标；追求效率能使我们有限的时间产出更多的成果。要理解时间管理的内涵，需要避免以下三个误区：

（1）好的时间管理就是把每天的时间排得满满的。在时间管理上，只是强调在单位时间做更多的事情是不科学的。忙，未必有效，要学会一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。只有这样，才能抓住重点，做到劳逸结合。

（2）好的时间管理就是做完所有的事情。如果目标不明确或不清晰而盲目工作，就像在茫茫大海上航行，整天忙忙碌碌，看似效率很高，可能只是原地打转，没有什么效率可言，因此，在做什么事情之前，首先要有明确的目标和方向，只有这样，才能够事半功倍。

（3）好的时间管理根本没有规律可循。有人认为，工作千变万化，千头万绪，而人又是百人百性，做同样的事情会有不同的模式，因此时间管理根本没有规律可循。其实，时间管理和做事情一样，是有方法和技巧的，我们要善于学习、善于积累，就可以做到科学地、有规律地利用时间，提高单位时间的工作效率。

三、时间管理方法

目前流行的时间管理方法有很多，下面简单介绍其中的四种。

（一）6点优先工作制

这一方法是效率大师艾维·李（IvyLee）向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维·李因此获得了2。5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2。5万美元的时间管理方法”。

6点优先工作制要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依次类推……

艾维·李认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士。而即使他只完成了“1”，那么至少他也是每天完成了一件最重要的事。

（二）帕累托原则

这一方法是由19世纪意大利经济学家维弗雷多·帕累托（VilfredoPareto）提出的。其核心内容是生活中80%的成果几乎源于20%的活动。比如，总是那些20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润；世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了剩余20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。

根据这一原则，帕累托要求应当对要做的事情分轻重缓急，进行如下的排序：

A。重要且紧急（如，救火、抢险等）——必须立刻做。

B。重要但不紧急（如，学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

C。紧急但不重要（如，有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

D。既不紧急也不重要（如，娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

（三）麦肯锡30秒电梯理论

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从30层到1层运行的30秒内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要的客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。

（四）GTD时间管理方法

GTD是GettingThingsDone（完成每一件事）的缩写，来自于大卫·艾伦（DavidAllen）的一本畅销书《尽管去做：无压工作的艺术》（GettingThingsDone）。

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

1。收集