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第二节 公共图书馆内部预算管理（第1页）

第二节公共图书馆内部预算管理

对于预算而言，并非只有财政才有。如同企业预算对企业管理十分重要一样，公共图书馆的内部预算也非常重要。简单地说，公共图书馆编制和控制内部预算，主要是为了保证公共图书馆财政年度预算的执行，平衡预算和决算，既防止寅吃卯粮，又保证服务的数量和质量不打折扣。

一、内部预算的编制

“预则立”，编制内部预算，既是为了准确地编制明年的年度预算，更是为为筹划和制订明年的工作计划，内部预算编制因此既成为公共图书馆管理的一项重要工作，也成为公共图书馆的重要管理工具。

（一）内部预算的编制依据

内部预算编制的依据，主要来自两个方面：（1）事业任务，包括战略规划的分年度计划。（2）下达的财政年度预算。

并非所有服务、项目和活动都需要编制内部预算，而且有的项目确实难以编制准确的预算。例如，不需要编制借阅服务的内部预算，因为这类服务是公共图书馆最基本的服务，所发生的成本大部分为固定成本[18]。只要读者进入图书馆，其中绝大部分会发生借阅行为，需要整个图书馆的资源支撑，且使用普通的核算办法难以进行各项成本归集。但项目、活动等，应该编制内部预算，如维修项目、读书活动、学术会议、读者培训等一定需要有预算，否则既难以争取经费，也无法控制支出。另外，有的预算可以用“类”或“系列”来编制预算，如将讲座中的每个系列作为一类来编制内部预算（如保健讲座为一类、名著导读为一类、非遗保护讲座为一类等），同样类别的讲座，预算比较接近，便于编制，便于取舍，也便于设法筹措资金（在收入管理中再讲）。

（二）内部预算编制

一般需要在编制图书馆年度经费预算前完成内部预算的编制。前面说过，年度预算的人员经费、办公经费等都是根据人员信息表自动生成，所以，此时编制的内部预算主要包括业务预算和项目预算。内部预算编制的前提是工作计划的确定，所以，公共图书馆在编制内部预算前先要初步确定明年的工作计划，而且这个工作计划需要符合战略规划的要求，因而也可以说，内部预算编制的过程也是计划明年工作的过程。

为了保证明年工作计划的科学合理，需要做好以下工作。

（1）由各个部门分别制订本部门的明年工作计划，并尽可能排出需要使用的资金额度，如会展部排出讲座和展览工作的计划及预算，辅导部排出业务培训的计划和预算，少儿部排出各项少儿读书活动的计划和预算，借阅部排出盲人读者活动计划和预算，等等。

（2）全馆对照战略规划，列出在明年整个年度中需要完成的战略规划中的阶段性任务，并编制预算。

（3）编制工作计划汇总表（见表3。3），表格以部门为经、工作任务为纬，列出明年工作计划和预算金额，文字计划和预算作为附件备查。

（4）召开专门会议，讨论研究工作计划汇总表，寻找漏项，进行补漏。

（5）编制出整个年度的业务和项目预算。

在整个过程中，不仅需要召开一些专门的会议，而且馆长要亲自逐项核对，并对某些预算的单价等进行询价，以避免预算的随意和盲目。

表3。3内部年度工作计划汇总表

续表

（三）内部预算调整

一般来说，公共图书馆的内部预算与上报的年度预算应该一致。但由于年度预算的“二下”与“一上”不一致，因此在年度预算“二下”后，需要根据财政下达的预算下达书确定的预算，调整内部预算。调整后的内部预算，与财政预算下达书所列不一定完全一致。

调整内部预算，不是简单地调整预算资金的数额，而是在预算科目内，调整年度工作任务，并进一步细化工作任务、预算以及用款进度计划。

财政预算下达书对发展性项目预算都明确到具体项目，比如，某图书馆在年度财政编制中申报中央空调大修项目，4台机组更换压缩机，每台55000元，合计22万元，但财政在预算下达书中，只安排空调大修项目预算11万元，即只同意先维修4台机组中的2台。与项目预算不同的是，财政预算下达书对业务预算一般只下达一个总额，并不确定项目，如专项业务费的内部预算共120万元，但财政预算下达书上只有60万元，那么，或者需要压缩60万元的业务，或者自行组织60万元资金。不管如何，都需要对列入专项业务的活动进行取舍，或者调整规模，或者组织资金，使完成工作任务所需资金与下达的预算相匹配。

通过内部预算调整，使公共图书馆年度内各项工作任务都有一个预算控制额度，同时，通过内部预算调整，已经可以基本知晓年度预算的资金缺口情况。