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第四节 公共图书馆资金管理规范（第1页）

第四节公共图书馆资金管理规范

无论资金来源如何，公共图书馆都必须依据财经纪律、财务制度规范使用资金，按照会计准则和财务规则处理账务，这不仅是制度的需要，也是图书馆强化管理、保证资金安全、合理使用资金、控制预算和平衡收支的需要。

一、严格执行制度

没有规矩不成方圆。所谓管理规范，一是要有规矩，二是要守规矩。公共图书馆的资金管理需要按照法律法规和规章制度实施管理，不能随心所欲，否则不仅资金不安全，馆长和财务人员等也不安全，更不用说完成公共图书馆的年度工作目标。

（一）预算制度

预算两字在各个地方有许多种理解。

首先，预算是一种法律。1994年3月，全国人大通过《预算法》，因而，预算的编制、审查和批准、执行、调整、收支范围都有法律规定，必须依法办事。预算是一种法律可以从两个角度认识：（1）图书馆作为公益性事业单位，其预算编制、管理、收入、支出均是《预算法》规定的内容，法律规定了预算的编制、用款的范围、收支的渠道。（2）对图书馆而言，预算是单位财务管理的根本大法，每个款、项、目、节均受预算控制，图书馆不得自行突破、随便挪用，更不能自行其是，否则就会违反财经纪律，或使图书馆陷入财政危机，从而影响图书馆的业务活动的开展，甚至影响生存和发展。

其次，对公共图书馆而言，预算是指资金。有预算就有钱，无预算就没钱，下达预算就是下达资金，调整预算就是调整资金，因此，预算是完成事业任务的用款计划，或者反过来，被批准的事业任务，就有对应的预算资金。

再次，预算是一种控制。预算是相应事业任务的支出控制，如果某项任务尚未完成，而预算控制数已经完成，则对图书馆来说，就会形成超支；如果相反，则形成节支。因而，如果没有意外情况，预算的完成进度可以反映事业任务的完成进度。对图书馆来说，既要控制整个预算支出的节奏，又要顾及事业任务与预算支出之间的比例关系。

最后，预算是一种方法。预算的编制、控制，财务收支和核算都需要借助于一定的方法，另外，财政资金的预算本身就是财政资金投入产出管理的一种方法，它也构成财政对图书馆、图书馆自身衡量资金投入与事业效益的一种方法。

公共图书馆的资金，不管是预算内资金，还是预算外资金、其他资金和非税收入，其收支行为都是一种预算收支行为，所以必须遵守《预算法》。不经批准突破预算、调整预算，或完不成预算，都可能构成违法。这里特别提醒注意的是，按照《预算法》，预算科目之间的调整也应该经过审批。而事实上，专项经费预算确实不能调整，必须实行专款专用，即不能将甲专项经费预算的结余去弥补乙专项经费预算的超支，也不能调剂到其他预算科目去使用，但同在一个科目中的预算是可以调剂使用的，如公务费中的邮电费与水电费之间允许调剂。

（二）牵制制度

在资金管理上，有一套科学的相互配合、相互监督的制度，我们称为牵制制度。这既是为了保证资金安全、科学核算，也是对管理人员、财务人员负责的一种制度。牵制的主要内容包括：管账的不管钱，管钱的不管账，即主办会计和出纳会计在岗位上必须分设；管钱的不管物，管物的不管钱，即出纳和仓库保管员不能一人兼任；账账相符、账款相符、账实相符，即总账与明细账之间，银行存款账与银行日记账之间，备用金账户与现金日记账之间，银行日记账与银行对账单之间，现金日记账与库存现金之间，固定资产明细账与固定资产实物之间等都必须相符。公共图书馆也必须建立这样一套牵制制度，防止资金管理上的出现漏洞。

（三）出纳制度

这里的出纳是财务上的概念，不仅仅是财务上的出纳会计，而主要指公共图书馆的银行存款或者现金的收付行为。出纳制度包括了现金管理、支票管理、发票（收据）管理等制度。

在现金管理上，有专门的管理制度，如到银行领取大额现金需要两人以上；收到大额现金如无法当天存入银行，必须放入单位保险箱，5000元以上现金过夜必须派人值班；严禁坐支现金等。

银行支票，包括现金支票、转账支票、本票、汇票等，虽然不是现金，但实质等同于现金。由于现在的银行支票可以背书，因此，事实上不仅可以当作现金使用，而且额度更大，特别是对于空白支票，一旦遗失，后果十分严重。在支票的管理上，还与牵制制度相关，如支票一般由出纳会计保管，但预留给银行印鉴卡上的两枚印鉴，其中一枚由主办会计保管。两枚印鉴必须是分开保管，这样，一人就无法签发支票。

发票是会计的重要凭证，收到发票支付现金（银行存款），开出发票则收回现金（银行存款）。这里的发票管理主要是指开出发票。在公共图书馆中，主要是等同于发票的财政收据。

目前财政非税收据管理很严密，采用多联制，开出的收据中，包括了银行联，只要开票成功，收入就自动转入财政收入户，这为收支两条线管理控制了资金流，然后财政部门根据公共图书馆开票收入的项目、内容，区分是预算外收入还是其他收入，是纳入年度预算收入还是未纳入年度预算收入，是集中30%还是50%。对公共图书馆而言，花尽力气组织的收入，如何能够做到尽量多留，用于弥补预算缺口或者用于业务活动的开展？这需要我们根据当地实际情况进行深入研究。

（四）报销制度

报销制度，是公共图书馆因开展业务、学术研讨、课题研究、实施管理等而发生开支的支付规定和流程。

出差、会议、物品购置、用电用水、办公用品等费用都只能由法定代表人一支笔审批，其他任何人都无权支配财务人员支付资金。要建立资金支付的审核和审批流程，如表3。5所示。

表3。5财务支出报销流程示意表

表3。5中所列报销制度有以下几个地方需要注意。

（1）年度预算栏目，如果已经编制和调整了内部预算，这时，这个栏目主要指内部预算（更加详细），未编制内部预算的图书馆，可以按财政年度预算，但这时，这个预算仅仅是一大类项目的金额控制，如会议费是指全年的会议费总支出。

（2）发展性项目预算（如空调大修）不需事前批准就可以按预算和工作计划执行，这是因为项目在年度预算中已经安排了经费，在内部预算和工作计划中已经有了具体执行的时间，只要没有特殊情况，图书馆的相关部门应该按计划和预算执行。

（3）年度预算安排了具体的工作任务，但如会议费等可能并没有具体的人选，所以，这些活动仍需要事前得到批准。

（4）馆长审批前，财务人员需要审核报销项目是否在报销制度的规定范围以内，如差旅费报销，按级别乘坐的仓位不能超标，住宿标准不能超标。

（5）整个流程中，如果应该通过的栏目没有通过，则后面的流程不能再走。

（6）验收和审核几栏中，有时可能需要通过多个部门、多个工作人员的审核和签字，如购置读者用PC机，会涉及技术部人员对购入PC机质量和技术参数的验收，安装时需要办理领用手续，安装到电子阅览室后需要该室人员的验收，办公室登记固定资产卡片人员还需要验收审核等。