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第二章 自我时间管理（第3页）

时间管理（TimeMa）就是用技巧、技术和工具帮助人们在一定时间内完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效地运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全地掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是通过事先的规划，作为一种提醒与指引。

2。有效利用时间，拒绝干扰

有人统计过，一个人如果活72岁，平均起来，他的时间分配情况大约是：睡觉20年，学习、工作14年，文娱、体育8年，吃饭6年，坐车、走路5年，化妆、打扮5年，聊天4年，看书3年，等人3年，生病3年，打电话1年。不算不知道，一算吓一跳！这个统计的确让人触目惊心，原来我们的一生当中竟有那么多宝贵的时间是浪费在毫无意义的事情上。

国外的统计数据指出，人们在工作中，平均每10分钟会受到1次干扰，每小时大约6次，每天大约50次。平均每次打扰大约是5分钟，每天大约4小时，其中，80%（约3小时）的干扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被干扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，每天总共大约2。5小时。这样，每天因干扰而产生的时间损失约为5。5小时，按8小时工作计算，这占了工作时间的68。7%。以下8条是拒绝外界干扰的基本技巧。

1）用制度拒绝干扰。利用规章制度拒绝干扰是非常有效的，一般单位在工作时间里，会用各种规章制度来限定员工的行为，如不许串岗、不许聊天闲谈等，都可以限制干扰。比如，你正在上班时间，你的朋友打电话找你过去帮忙，你就可以说，公司有规定上班时间不能擅自离岗。

2）不要使用“挡箭牌”。我们经常听到这样的拒绝：“还没有考虑好”“等一等再说”“研究研究再说”等，这样的推托言辞不明不白，效果并不好。对方很容易看出你在使用“挡箭牌”对付他。

3）拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏。必要时可以在拒绝中夹带表扬或赞赏。人们往往有这样一种心理，当听到别人的赞赏时，再去听不愉快批评或拒绝的话，更容易接受。

4）拒绝的态度要坚决果断。不能犹豫不定，不能左顾右盼。你一旦决定拒绝别人，就要坚决果断。一旦给人家“犹抱琵琶半遮面”的感觉，对方就会感到你的立场并不坚定，他认为还有希望，就会继续对你软磨硬泡。

5）在拒绝中争取主动的地位。拒绝时，要简明地说出拒绝的理由，说话时节奏要慢一些，让对方充分听懂，讲完后，你要做到不露声色，最好沉默不语，保持平静可以使你处于主动的地位。

6）拒绝时要避免争吵。在拒绝时，如果出现对方要与你争辩，怎么办？这时千万要注意，对于他的抱怨或不满，你可以倾听，你可以反复说明，你也可以沉默不语，甚至你可以躲开暂时不听，等他情绪平静下来以后，你再来听，但绝不可以与之争辩。

7）拒绝时要坚持“对事不对人”。在拒绝中把握“对人尊重、对事拒绝”这个技巧，我们应该学一学日本人，他们在谈判时，拒绝通常是坚决的、有力的，但拒绝的同时，必然伴随不断的鞠躬和道歉，这样就给对手一个感觉，就是他的拒绝是迫不得已的，而且完全是对事的，对人没有丝毫不尊重的意思。

8）拒绝后附带提出建设性的意见。拒绝之后，如有可能，你最好站在对方的角度想一想，可以向对方提供一些建设性的意见。这样，可以让对方觉得你拒绝他是不得已的。这些建议的提出可以淡化因为你拒绝而产生的不良气氛，让他感到人情味和被尊重。

3。李开复关于有效利用时间的建议

如何有效率地利用时间呢？著名的管理者李开复有下面几个建议：

1）做真正感兴趣、与自己人生目标一致的事情。李开复曾经说过：我发现我的“生产力”和我的“兴趣”有着直接的关系，而且这种关系还不是单纯的线性关系。如果面对我不感兴趣的事情，我可能会花掉40%的时间，但只能产生20%的效果；如果遇到我感兴趣的事情，我可能会花100%的时间而得到200%的效果。要在工作上奋发图强，身体健康固然重要，但是真正能改变你的状态的关键是心理而不是生理上的问题。真正地投入到你的工作中，你需要的是一种态度、一种渴望、一种意志。

2）做好记录，知道你的时间是如何花掉的。挑一个星期，每天记录下每30分钟做的事情，然后做一个分类（如读书、准备和朋友聊天、社团活动等）和统计，看看自己什么方面花了太多的时间。凡事想要进步，必须先理解现状。每天结束后，把一整天做的事记下来，每15分钟为一个单位（如1：00～1：15等车，1：15～1：45搭车，1：45—2：45与朋友喝茶……）。在一周结束后，分析一下，这周你的时间如何可以更有效率地安排？是否活动占太大的比例？有没有方法可以增加效率？

3）使用时间碎片和“死时间”。如果你做了上面的时间统计，你一定会发现每天有很多时间流逝掉了，如等车、排队、走路、搭车等，可以用来背单字、打电话、温习功课等。现在随时随地都能上网，所以没有任何借口再发呆一次。我前一阵和同事一起出差，他们都很惊讶为什么我和他们整天在一起，但是我的电子邮件都可以及时回答？后来，他们发现，当他们在飞机和汽车上聊天、读杂志和发呆的时候，我就把电子邮件全回了。重点是，无论自己忙还是不忙，你要把那些可以利用时间碎片做的事先准备好，到你有空闲的时候有计划地拿出来做。

4）要事为先。每天一大早挑出最重要的三件事，当天一定要能够做完。在工作和生活中每天都有干不完的事，唯一能够做的就是分清轻重缓急。要理解急事不等于重要的事情。每天除了办又急又重要的事情外，一定要注意不要成为急事的奴隶。有些急但是不重要的事情，你要学会放掉，要能对人说“No”！而且每天这三件事里最好有一件重要但是不急的，这样才能确保你没有成为急事的奴隶。

5）要有纪律。有的年轻人会说自己“没有时间学习”，其实，换个说法就是“学习没有被排上优先级次序”。曾经有一个教学生做时间管理的老师，他上课时带来两个大玻璃缸和一堆大小不一的石头。他做了一个实验，在其中一个玻璃缸中先把小石、沙倒进去，最后大石头就放不下了。而另一个玻璃缸中先放大石头，其他小石和沙却可以慢慢渗入。他以此比喻说：“时间管理就是要找到自己的优先级，若颠倒顺序，一堆琐事占满了时间，重要的事情就没有空位了。”

6）运用80%～20%原则。人如果利用最高效的时间，只要20%的投入就能产生80%的效率。相对来说，如果使用最低效的时间，80%的时间投入只能产生20%效率。一天头脑最清醒的时候，应该放在最需要专心的工作上。与朋友、家人在一起的时间，相对来说，不需要头脑那么清醒。所以，我们要把握一天中20%的最高效时间（有些人是早晨，也有些人是下午和晚上；除了时间之外，还要看你的心态，血糖的高低、休息是否足够等综合考量），专门用于最困难的科目和最需要思考的学习上。许多同学喜欢熬夜，但是晚睡会伤身，所以还是尽量早睡早起。

7）平衡工作和家庭。对于家庭的时间分配可以参考下列原则：

划清界限、言出必行——对家人做出承诺后，而且一定要做到，但是希望其他时间得到谅解。制定较低的期望值以免造成失望。

忙中偷闲——不要一投入工作就忽视了家人，有时10分钟的体贴比10小时的陪伴还更受用。

闲中偷忙——学会怎么利用时间碎片。例如：家人没起床的时候，你就可以利用这段空闲时间去做你需要的工作。

注重有质量的时间——时间不是每一分钟都是一样的，有时需要全神贯注，有时坐在旁边上网就可以了。要记住家人平时为你牺牲很多，度假、周末是你补偿的机会。

学习评价

以小组为单位，展示各组在本节学习过程的材料及相关成果。根据表2-6，对本节所有的学习活动进行评分。

表2-6