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二宴请的准备和组织（第1页）

二、宴请的准备和组织

宴请之前，要首先确定宴请的目的、名义、参加者以及时间、地点等一系列问题。考虑这些问题时，必须兼顾政治气候、文化传统、民族习惯等因素的影响。

1。制订宴请计划

制定宴请计划时，必须确定宴请目的、邀请名义和对象、宴请范围以及宴请形式等问题。

宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以是为某一事件，如为代表团来访，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到任、离任，为展览会的开幕、闭幕，为某项工程的动工、竣工等。在国际交往中，还可根据需要举办一些日常的宴请活动。

确定邀请名义和对象主要是根据主、客双方的身份，也就是说，主客身份应该对等。例如，作为东道国宴请来访的外国代表团，出面主人的职务和专业一般应同代表团团长对口、对等，身份太低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，一般由大使或临时代办出面邀请，低级官员请对方高级人士就不礼貌。如果邀请主宾携夫人一同出席，主人一般也会以夫妇名义共同发出邀请。

邀请范围是指宴会邀请人员、级别、数量以及主方由哪些人出面作陪的问题，这需要考虑多方面的因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例以及当前政治气候等。

邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体的邀请名单，确定被邀请人的姓名、职务、称呼以及对方是否有配偶。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家是否邀请其人员出席同一活动，则要慎重考虑。

宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，在正式、隆重、规格较高且人员较少的情况下以举行宴会为宜，在人数众多的情况下多以冷餐或酒会的形式更为合适，妇女界的活动多采用茶会方式。

目前各国礼宾工作都在简化，宴请范围趋向缩小，形式也更为简便。酒会、冷餐会被广泛采用，而且不少国家在举行正式宴会时也往往只请身份较高的陪同人员，而不请随行人员。

2。确定时间、地点

宴请的时间应对主、客双方都合适。驻外机构举行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间，注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，邀请信奉基督教的人士不要选在13号，更不要选在13号的星期五；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见，最好相机口头当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，方可最后确定宴请时间，并按此宴请时间再约请其他宾客。

官方正式隆重的宴请活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及其他具体情况而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会时，在可能的条件下，应在宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。

3。发出邀请

各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，也能对客人起提醒、备忘之用；便宴约妥后，发或不发请柬均可；工作进餐一般不发请柬。在有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，而对其他宾客则发请柬。

宴会请柬一般提前一周至两周发出，有的地方须提前一个月，以便被邀请人及早安排时间。已经口头约定的活动，仍需要补送请柬，在请柬右上方或下方注上“ToRemind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，为确切掌握出席情况，往往要求被邀者答复能否出席，为此，请柬一般写上RSVP（请答复）字样，如只需不出席者答复，则可注上“RegretsOnly”（因故不能出席请答复），并注明电话号码。也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。如果宴会是专门为某些特定对象而举行的，如洗尘宴会、庆贺宴会、生日宴会、饯行宴会等，则主人在确定宴会的具体时间、地点与邀请对象时，需要与对方进行友好协商，并且在原则上应当“主随客便”。假如不征求对方意见，便自作主张地先把请柬寄给了对方的“对头”，到时即便想要充当双方之间的“和事佬”，恐怕也没人领情。

请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名等，若以单位名义邀请，则用单位名称。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。

请柬以及信封上被邀请人的姓名、职务一定要书写准确，如果是正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角写上桌次。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以便安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

4。拟定菜单

不管宴请对象是谁，菜肴永远都是宴请活动的主要内容之一，在安排宴请时必须对菜肴的选择问题高度重视。在准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方在饮食方面的好恶心中有数。

在拟定宴会菜单时，最重要的一点就是必须在菜单上剔除客人忌食之物，包括其宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌和口味禁忌，此外还必须尽量在菜单上安排受外方来宾欢迎的食物。